david@vitalista.czDůvod esenciální potřeby důkladně plánovat:
Aby člověk prošel rehabilitací, rekondicí, změnou životosprávy a tréninkem efektivně a co nejjednodušeji, je nutné, aby aktivity zmíněných procesů probíhaly velmi systematicky a pravidelně. Tuto potřebu udává naše fyziologie (a naše psychologie); jakékoliv množství vůle tento fakt nezmění.
Abychom byli schopni nabídnout klientům spolehlivě pravidelnou, systematickou péči, bylo nutné vytvořit přesný systém plánování, který zajišťuje, že každý účastník programu obdrží své aktivity tak, jak dle svého programu potřebuje.
Naším každoměsíčním úkolem je sestavit pro všechny účastníky takový program, ve kterém se účastníci potkají na skupinových aktivitách (VTP, Semináře / WS, aj.) přesně podle své úrovně pokročilosti nebo podle potřebného tématu k absolvování. Skupiny sestavujeme díky dobré znalosti našich klientů, podle jejich individuálních programů a podle fáze jejich rozvoje v rámci AV.
Běžný model “objednám se na zavolání” neumožňuje spolehlivou pravidelnost. Dříve či později se termíny zaplní a klientovi se může stát, že bude čekat například 3 měsíce na svůj termín, což zcela likviduje jeho systematický posun. Tento přístup zároveň nedovoluje sestavování optimálních skupin.
Proto jsme zavedli model plánování, u kterého se i přes to snažíme o maximální flexibilitu. Naším cílem a zodpovědností je zkombinovat potřebu časové flexibility každý měsíc a zajistit jistotu obdržení termínů.
Naší snahou je poskytnout co největší flexibilitu při plánování termínů účasti v Akademii Vitality.
Ctíme, že někteří klienti mají stabilní týdenní rozvrh, zatímco jiní proměnlivý (práce na směny, vlastní podnikání apod.) – snažím se vyhovět všem.
Proto nabízíme termíny o sobotách a nabízíme termíny v pozdních odpoledních hodinách (16:30 – 18:00); pozdnější termíny by již negativně ovlivňovaly naší osobní životosprávu a byly by v rozporu s principy, které vyučujeme.
Jak plánování Vašich aktivit probíhá prakticky?
Každý přibližně 20. den v měsíci zahajujeme plánování na přespříští měsíc. Naším cílem je, aby během 6-9 dnů (cca 26. – 29.) byly všechny termíny účastníků Akademie naplánovány a zadány do našeho rezervačního systému, ve kterém si každý účastník může kdykoliv zobrazit jejich souhrn i jednotlivé detaily.
Úkolem účastníků Akademie je během dnů stanovených pro plánování jejich aktivit (Toto je většinou rozmezí 3 – 5 dnů) poskytnout výčet volných termínů, během kterých se mohou zúčastnit aktivit (I / SK / SPP / VTP / Seminář / Workshop) dle svého plánu a nasazení. Každý účastník má za úkol poskytnout dostatečný počet volných termínů, ze kterých můžeme sestavit skupinová i individuální setkání.
Klienti vyplňují své časové možnosti do rozvrhové tabulky, která je námi zasílána na e-mail klienta.
Časové možnosti, které nám klient poskytne během dnů určených pro plánování aktivit, jsou závazné; klient může své časové možnosti libovolně upravovat během 3 – 5 dnů, které jsou tomu určené. Úprava časových možností po uzavření jejich výběru již není možná.
Termíny aktivit, které pro Vás naplánujeme jsou závazné a platné. Naším cílem je vždy do přibližně 29. dne v měsíci Vaše časové možnosti vyhodnotit, naplánovat a zanést do rezervačního systému k Vašemu nahlédnutí.
Prosíme o maximální vyjití vstříc v rámci tohoto procesu pro oboustrannou spokojenost!
Pro samotný proces plánování věnujeme každý měsíc průměrně 5 dní (cca. 45 hodin čistého času týmově) pouze samotné organizaci Vašich termínů k Vaší maximální spokojenosti (časové preference, pravidelnost, pro dojíždějící možnost účasti na 2 aktivitách za sebou v tentýž den, potřeby, které udává rehabilitace či cíle každého klienta individuálně, apod.) a velmi nám znesnadňuje práci, pokud termíny od klientů neobdržíme včas nebo v nedostatečném množství potřebných na pokrytí všech aktivit v rámci zvoleného nasazení.
Změna termínů aktivit po ukončení plánu na určený měsíc, již není možná, neboť naše kapacity jsou omezené a po naplánování aktivit všech klientů v rozvrhu našeho terapeuta standardně není prostor pro změnu aktivit.
Snažíme se vyhovět klientům, kterým vyhovuje pravidelnost – například VTP každý týden ve stejnou dobu. Vše je záležitostí komunikace s koordinátorem, který plán vytváří; sami pravidelné termíny preferujeme – usnadňují plánování, ale snažíme se zachovat maximální flexibilitu na každý měsíc.
Váš plán na nadcházející měsíce a rozpis všech termínů je vždy zadán do našeho rezervačního systému, ve kterém každý klient pod svým individuálním, zabezpečeným účtem najde historii svých termínů a aktuální plán na dva měsíce dopředu.
Úkolem každého klienta je vždy po konci plánování nahlédnout do svého rezervačního systému a naplánované termíny si zkontrolovat. V případě neshody nebo připomínky prosíme bezodkladně kontaktujte naši koordinátorku na našem klientském čísle nebo e-mailu.
Nahrazování a změny termínů nebo nevčasné vyplnění časových možností:
Náhrady termínů v rámci Akademie Vitality standardně neposkytujeme, pouze ve výjimečných případech děláme výjimku. Vše je založeno na individuální komunikaci s každým klientem.
Snažíme se maximálně vyhovět při plánování, a vyžadujeme, aby každý klient přistupoval ke své účasti zodpovědně. Nemůžeme termíny nahrazovat, jinak celé plánování postrádá smysl.
Pokud klient nedodržuje zasílání svých časových možností včas a ve vyžádaném formátu, termíny, které mu nebylo možné naplánovat na nadcházející měsíc, propadají bez náhrady a pokud se tento přístup ze strany klienta opakuje více jak 2x, máme zde důvod ukončit spolupráci.
Samozřejmě se snažíme udělat výjimku a přihlédnout k okolnostem – například akutní onemocnění (chřipka) je důvodem Váš termín nahradit. Ale je vždy klíčová včasná komunikace – vždy 72 až nejpozději 48 hodin před plánovaným konáním Vašeho termínu je nutné dát o potřebné změně vědět. Ani tak nedokážeme garantovat jeho náhradu, ale vždy se snažíme vyjít vstříc – pokud se nám podaří Váš termín přeobsadit nebo v některých případech vyměnit s jiným účastníkem programu, je zde šance, že Vám budeme moci nevyužitý termín nahradit.
Pokud bychom nabyli zdání, že některý klient(-ka) používá jako důvod zrušení termínu akutní onemocnění často, opakovaně, pravidelně nebo neupřímně, je toto pro nás důvod požadavku nevyhovět a zhodnotit ukončení spolupráce. Naší hodnotou je upřímnost, vzájemná důvěra, respekt. Ke každému případu, klientovi, termínu přistupujeme individuálně a lidsky.
Neposkytujeme náhrady již nahrazených termínů. Pokud je z výjimečného důvodu zrušena aktivita ze strany klienta a termín je VITALISTOU nahrazen, dojde-li k tomu, že klient opět nedorazí, termín automaticky propadá a nebude znovu nahrazen.
Pokud je termín zrušen ze strany VITALISTY (indispozice terapeuta a podobné důvody), termín bude samozřejmě nahrazen. Náhrada proběhne dle domluvy s klientem – buď ten samý měsíc (pokud to kapacitní možnosti dovolí) nebo měsíc následující.
